首先從接到業(yè)務員BOOKING來說。好的BOOKING上會有你所需要的大部分信息。正確的收發(fā)貨人資料、中英文品名、件數(shù)、體積、重量、航班情況、送貨時間、司機資料、報關方式、分單號、客人聯(lián)系方式等。這樣的BOOKING是每個操作都喜歡的。因為不需要和客人在多打電話，直接定艙就可以了。但是，我認為無論BOOKING上的信息是不是完整都要第一時間跟客人打電話。如果信息完整就問一句資料是不是正確，不全的話就要詢問需要的信息。這樣做還有一個其他不容易被察覺的好處：客戶發(fā)BOOKING過來肯定是很關心自己貨物艙位的情況的，你第一時間就打電話過去和客人確認信息，客人就會覺得艙位應該是沒問題。如果是直客的話給他留下的印象就是專業(yè)!快速!?？腿擞辛诉@種想法，相信接下來的1個小時是不會再打電話過來了(之前說過，從訂艙到艙位確認要1個小時左右)。
艙位確定后，就要給客人入倉圖了。給入倉圖的時候要問客人的就是報關上的問題了。比如報關單證、是否退稅，并提醒客人報關和入倉時候要注意的地方。建議打這個電話之前先問一下報關行這樣的貨物報關要注意的地方。如果是直客，客人如果說他提供的報關單證齊全，建議不要輕信這句話(合作久的就沒問題了)。我剛開始做的時候有好多直客說他們報關資料齊全，結果到報關員那里發(fā)現(xiàn)只有箱單和發(fā)票!第一次合作最好能看一下客人做的報關資料，看有沒有要改動的地方。
接下來就是送貨的問題了。在送貨時間上要給自己留出充分的時間。比如貨站是6：00下班，不能告訴客人說6：00之前到。誰也不知道貨物最終送到要多長時間，萬一晚到了事情就不好解決了。我一般都告訴客人說下午4：00之前到。這樣即使貨物5點到的也不會耽誤。客人還會想：真好，原本四點到，現(xiàn)在5點到的還不耽誤，不錯。你或許笑話我說“醫(yī)之好治無病以為功”，但是這真的是很關鍵的，比如你說6點到，客人6：30到的，進不了倉，他就認為：我只晚到了半小時就進不去倉了，你們能力也太差了吧!
貨物進倉完畢，主單打好后就要去報關了。主單打好的第一時間復印一份給客人傳真過去，然后再拿去報關(相信大家都是這么做的)。一來是對單，二來是有足夠的時間來做分單和倉單。如果說前期工作做的好的話，報關這里就不需要什么了。如果前期做的不是很充分，這里可能有些東西要問。相信做的久的操作都知道報關員會問什么。大概說一下。
1. 應提供的單證：手寫報關單，發(fā)票，裝箱單，合同，報關委托書，公司的便簽，(要相應蓋公司單)
2. 空運出口貨物是服裝類：牌子、具體成份、針織/梭織、男/女裝
3. 空運出口貨物是機器類：牌子、型號、用途
4. 如果客人要求退稅的單：貨源地、成交方式、結匯方式、商品編號
需要商檢的東西我知道的也不全，就不說了。大家可以具體詢問報關員。呵呵
報關放行之后，客人的隨機資料也做好了。這個時候就可以讓現(xiàn)場的同事交單了。交單之前最好和客人再確認一下資料。有些點需要正本隨機，比如中東、東歐、南美、東南亞一些點，這個要和客人確認好，如果客人不清楚就問報關行/。這些再拿到BOOKING的時候就要問客人的。
交單后要馬上做帳單給客人。因為可能會有一些BOOKING上沒有的費用產(chǎn)生，越早讓客人知道越好。貨物還沒飛的情況下，即使產(chǎn)生一些費用也好商量，但是航班一旦飛了再告訴客人就不太容易收回來了。
帳單確認OK后就沒有什么可擔心的了。但是不等于這票貨物就操作完了，接下來會有一件很重要的事情要做-----貨物信息跟蹤。我認為，信息跟蹤才是體現(xiàn)一個公司服務質(zhì)量的關鍵。我的做法是每天早上開始的一段時間就是查詢貨物的信息，然后發(fā)郵件給客戶。事實證明，如果你能讓客戶在一打開郵箱的時候就看到昨天起飛的貨物的情況，他會夸你的。這一點很重要!也是我喜歡做操作的一個很大原因。
其實最費時間的就是入系統(tǒng)了。不知道大家的系統(tǒng)入一票貨物要多長時間。我做過試驗，我們家的系統(tǒng)最快也要6分鐘才能入完一票系統(tǒng)。平均每天要一個多小時入系統(tǒng)。
好了，我們來計算一下一天的時間。早上8：30到公司，開始查詢昨天飛的貨物的信息，最多9：10左右完成查詢和發(fā)郵件的工作。9：10開始錄入系統(tǒng)。一般業(yè)務員9：00-10：00這段時間不會給BOOKING我，所以這一個小時安排做一些如錄系統(tǒng)之類的雜事。10：00以后陸續(xù)開始有BOOKING來。還是那樣，接到BOOKING就打電話，確認信息。以一票貨物為例。我10：00接到BOOKING，花2分鐘確認信息。能提供全當然好。不能提供的要客人去準備。這樣10：02就能完成。安排訂艙花2分鐘。到艙位確認有56分鐘的時間。11：00艙位確認，傳入倉圖，要客人提供未提供的資料，確認入倉時間，報關注意事項。4分鐘可以搞定。第一階段工作完成。中間的時間同樣的順序操作其他的貨物。一般來講，下午2：00-5：00是到貨的高峰，這段時間就是在不停的傳主單，5：00-6：00之間就是不停的在接隨機文件，打印，給現(xiàn)場同事。5：00以后接到到業(yè)務員的BOOKING就不要操作了，因為航空公司已經(jīng)下班了，訂過去也沒用，留到第二天早上訂。不過要和客人講一下。絕對不用加班哦。呵呵!
做國際空運進出口操作省時省力的小方法：
1.接到BOOKING的第一時間就確認信息。做的熟的客戶直接連報關需要的信息也確認。
2.注意保存客戶電子版的BOOKING。經(jīng)常出貨的客戶，收發(fā)貨人的資料等信息都是一樣的。頂多就四五種情況。分別保存了電子版的，訂艙的時候直接復制粘貼就好了。
3.千萬不要用回形針夾文件。因為FILE一多，很容易相互夾到，找文件的時候不到。釘書機也不好用，因為有很多文件要抽出來用。建議用透明的單頁文件夾，好看，還不容易搞混，操作完就訂起來。
4.對貨物情況預判能力要強。當然，這需要經(jīng)驗。做的好的操作在接到BOOKING的第一時間就要知道在放行前可能會有哪些BOOKING上沒有的費用產(chǎn)生。
5.信息反饋要及時。只要有預料之外的事情產(chǎn)生，馬上反映給客人和業(yè)務員。自己該做的馬上聯(lián)系相關人員解決。一旦有費用糾紛，交給業(yè)務員去解決，自己不要插手，把情況如實反映給業(yè)務員就可以了。
6.資料給到要及時準確。如果報關擔心資料或者隨機資料出錯可以讓客人提供空白蓋公章的備份。
7.千萬不要業(yè)務員或者客戶說什么就是什么!!!相信不少操作會抱怨業(yè)務或者客戶提出的要求太難做，要加班才能解決。要知道，你才是最了解操作的，最有能力掌控從接到BOOKING到貨物飛出期間所發(fā)生的事。業(yè)務員為了攔到貨，可能答應客人晚送貨，幫忙做報關資料，做隨機文件等要求?？腿酥皇菓?，但是他一句話你就可能忙半天。所以不在操作職責之外的工作，要不就不做，要不就收錢。
8.客戶是要培養(yǎng)的。不要答應客戶的過分要求。你這次做了，下次不做他就不高興。如果你堅持不做一兩次他們也就不再要求了。不要擔心會丟失客戶，同行既然給你們走貨，說明你們價格好。直客給你們走貨說明他相信你們，你嚴正的告訴他如果按他說的做會有風險或者費用，他還會堅持嗎?(當然，直客的要求要適當考慮)。我操作的70%貨物能做到只需要訂艙之前打一個電話，放行之后打個電話傳個帳單就可以，很省心。
好了，就說這么多了。操作是一個公司和客人接觸最多的一部分，是直接面對客戶的人。如果說業(yè)務是一個公司的門面，操作就是這個公司的內(nèi)涵。操作水平?jīng)Q定了服務的水平。價格，僅僅是其次。操作真的很重要。我要是老板，我就給做的好的操作很高的工資，呵呵。
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